Eventmanager

Was sollte/kann ich alles beim Planen einer Veranstaltung berücksichtigen

Zeit

Es ist wichtig, dass eine Veranstaltung mit ausreichend Vorlauf geplant wird. Sprecher müssen kontaktiert werden, Flyer gedruckt und verteilt und dann sollten Gäste auch noch genug Zeit haben, die Veranstaltung in ihrem Terminkalender unterzubringen. Ziel dieser Seite ist es, eine Art Checkliste/Hilfestellung für die Planung unserer Events zu geben:

Ort

Das Chaosdorf sollte an dem Datum nicht schon verbucht sein und sollte zusätzlich noch etwas hergerichtet werden, dazu weiter unten.

Planung

T 0 / Der Tag der Veranstaltung

• Im Idealfall ist der Host etwa eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung vor Ort. Das Dorf sollte aufgeräumt und flauschig sein, also muss eventuell durchgesaugt und gebytet werden.

• Es gibt immer wieder überpünktliche Gäste, daher sollte auch schon etwas vor Beginn der Veranstaltung mit Gästen gerechnet werden. Eventuell eine weitere Person bitten, rechtzeitig da zu sein und Führungen anzubieten.

T - 1

• Falls Du einen Vortrag hältst, sollten die Folien jetzt fertig sein und der Vortrag am besten 2-3 mal geübt sein.

• Falls Du der Host bist, kannst Du noch mal die Vortragenden abklappern, um Verpeilungen zu vermeiden.

• Hinweis über die Veranstaltung durch die Sozialmedien pusten.

T - 7

• Hinweis über die Veranstaltung durch die Sozialmedien pusten.

T - 14

• Alle Flyer sollten verteilt sein.

• Alle Speaker sollten organisiert sein.

• Ankündigung über die Veranstaltung ins Blog stellen.

T - 28

• Es ist an der Zeit, die Flyer und Plakate zu drucken.

• Das Konzept der Veranstaltung sollte fertig sein.

• Erste Ankündigungen über die Sozialmedien verschicken.

T - 30+

• Veranstaltung im Plenum ansprechen.

• Termin finden und im Wiki eintragen.

• Anfangen, Speaker zu suchen.

• Das Konzept im Wiki planen.